1. Individuelle Beratung, Planung und Gesamtorganisation

- Analyse, Beratung, Konzeption
- Erstellen eines Kosten- und Finanzierungsplanes in Abstimmung mit dem Veranstalter
- Genaue Budgetierung aller Konzeptbausteine
- Sorgfältige Auswahl und Koordinierung anderer Leistungsträger vor Ort
- Koordinierung aller Einzelmaßnahmen in Abstimmung mit den Leistungsträgern und dem Veranstalter

2. Terminierung und Beratung

- Festlegung eines detaillierten Zeit- und Ablaufplanes
- Erstellung eines vorläufigen Programms
- Definition der Verantwortungsbereiche
- Erstellung eines endgültigen Programms
- Festsetzung der Berichtszeiträume

3. Auswahl des Veranstaltungsortes

- Auswahl des geeigneten Tagungsortes
- Auswahl und Reservierung geeigneter Tagungsstätten und Räumlichkeiten
- Auswahl und Reservierung geeigneter Hotelkontingenten für die Teilnehmer
- Absprache aller technischer Details
- Auswahl, Organisation und Einsatz geeigneter Veranstaltungs- und Konferenztechnik
(Technische Ausstattung, Beflaggung, Dekorationen, Beschilderung)
- Einsatz des Tagungspersonals (Dolmetscher, Hostessen, Sicherheits- und Garderobenservice, ...)

4. Unterstützung bei der Bekanntmachung

- Erarbeitung eines Veranstaltungsmottos oder eines Logos
- Erstellung von Einladungen, Ankündigungen und Plakaten
- Anzeigen und Ankündigungstexte in Fachpublikationen
- Benachrichtigung potentieller Dozenten, Teilnehmer und Aussteller
- Erstellung von Werbemitteln und Drucksachen (Einholung entsprechender Kostenvoranschläge und Angebote)
- Erstellung von Namensschildern, Podiumsschildern, Teilnehmerzertifikaten, Tagungsmappen, Abstractbänden, Proceedings, Gutscheinen,
Voucher
- Erstellung und ständige Aktualisierung entsprechender INTERNET-Seiten und die Einrichtung von Mailadressen

5. Organisation von Fachausstellungen

- Erarbeitung von Ausstellungsregularien
- Betreuung und Vermittlung eines individuellen Service an die Aussteller
- Entwurf eines Standplans und Vermietung der Standflächen
- Fakturierung aller Ausstellungsstände inkl. Nebenleistungen
- Kontrolle des Auf- und Abbaus der Ausstellung

6. Verwaltung der Tagungsunterlagen

- Graphischer Entwurf und Gestaltung aller Druckerzeugnisse (Briefbögen, Einladung, Anmeldeformulare, ...)
- Abstracts Erfassung (auch per eMail) und Verwaltung (Koordination, Korrespondenz mit den Autoren, Terminüberwachung, ...)
- Übergabe der geordneten Abstrackts an alle Gutachter
- Zusammenstellung des wissenschaftlichen Programms auf der Grundlage der Gutachten und in Abstimmung mit dem Veranstalter
- Vorbereitung der Drucklegung in Abstimmung mit dem Verlag
- Überwachung der termingerechten Drucklegung

7. Betreuung der Referenten, der Teilnehmer und der Aussteller

- Erstellung der Anmeldeformulare - EDV-gestützte Registrierung Einrichtung einer entsprechenden Datenbank mit allen gewünschten Daten)
- Bearbeitung der Teilnahme- und Zahlungsbestätigungen
- Einkauf und Einarbeitung von ggf. zusätzlich benötigtem Anschriftenmaterial
- Betreuung der Adreßdatenbank, regelmäßige Information über den Stand der Anmeldungen
- Versand der Anmeldebestätigungen
- Erledigung aller mit der Registrierung in Zusammenhang stehender Korrespondenz
- Vorbereitung aller Tagungsunterlagen (Teilnehmerbestätigung, Quittungen, Namensschilder) und die Erstellung der endgültigen
Teilnehmerliste
- Packen und Verteilen der Kongressmappen an die Teilnehmer
- Einrichten eines Informations-Counters (Besetzung mit fachkundigem Personal in jeder Sprache Ihrer Wahl)
- Zimmervermittlung und Hotelreservierungen
- Flugbuchung
- Reiseplanung

8. Rahmenprogramm

- Erstellung eines Konzeptes
- Beratung und Organisation von sämtlichen gastronomischen Leistungen
- Abendveranstaltungen Get-Together-Party, Empfänge, Geselliger Abend, Gala-Veranstaltung, Special Event, Theater-, Oper-, Musical-,
Revue- oder Balletbesuch)
- Vermittlung von Künstlern
- Touristische Programme, Fachbesuche und Exkursionen, Stadtbesichtigungen, Museumsbesuche, Vor- und Nachkongressreisen
- Transferleistungen, Bahnreisen, Mietwagenarrangements
- Einsatz und Überwachung der beteiligten Leistungsträger

9. Buchhaltung und Nachbearbeitung

- Eröffnung und Verwaltung eines Kongresskontos
- Treuhänderische Verwaltung des Kontos unter Berücksichtigung der steuerrechtlichen Vorteile
- Übersichtliche Kostenkontrolle
- Zuordnung und Überwachung der Zahlungseingänge
- Termingerechte Begleichung von Forderungen anderer Leistungsträger
- Nachbearbeitung, Abrechnung und Auswertung
- Erstellung eines Abschlußberichtes mit allen vom Veranstalter gewünschten Informationen

Außerdem:

A: Erstellung und Programmierung Ihrer INTERNET-Seiten

- Entwurf und Erstellung Ihrer INTERNET-Seiten
- Suchen den entsprechenden Provider für Sie aus
- Programmierung und Aktualisierung Ihrer INTERNET-Seiten

B: Versandservice

Wir bieten einen Komplettservice an, der beinhaltet:
- Beratung
- Die besten Tarife der Post für Sie heraussuchen
- Falzen und eintüten Ihrer Post
- Versendung